ANULACIÓN en Octubre 2015 del Acuerdo SAFE HARBOR

Tras la anulación en Octubre de 2015 del acuerdo Safe Harbor están apareciendo noticias que siembran dudas entre las empresas que usan servicios online. ¿Cuál es la realidad? ¿En qué te afecta?

Antes de profundizar, comencemos refrescando algunos conceptos:


¿Por qué es importante la LOPD?

La protección de datos de carácter personal es un derecho fundamental reconocido en la Constitución Española, que atribuye al titular de los datos la facultad de controlar sus datos y disponer y decidir sobre los mismos. Las empresas, en su calidad de agentes que manejan y tratan datos de carácter personal, están obligadas a garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales de que disponen.

Además, la directiva europea 95/46/CE regula como los estados miembros de la UE deben proceder para velar por los datos personales de sus ciudadanos. Como resultado de su aplicación, en España existen la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD) 15/1999 y el Real Decreto 1720/2007, además de las Instrucciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que establecen el marco normativo para el tratamiento de datos personales.


¿Qué son los datos de carácter personal?

Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables (nombre, apellidos, dirección, número de teléfono, matrícula del vehículo, correo electrónico, fotografía, imagen de video …), en cuanto permita identificar o haga meramente identificable a cualquier persona física o dirección IP.

Si en la actividad económica que desempeñamos se trabaja con datos personales de personas físicas, estamos obligados al cumplimiento de la normativa vigente para protegerlos. Hay que tener en cuenta que a estos efectos no se consideran personas físicas a las personas fallecidas, a los autónomos en el ejercicio de su actividad, ni a las personas de contacto de sociedades mercantiles con las que tengamos relación comercial.


Cumplimiento de la LOPD

En líneas generales, para garantizar que los datos de carácter personal con los que trabajamos están debidamente protegidos es necesario realizar una serie de actuaciones:

- Notificar a la AEPD los conjuntos (ficheros) de datos con los que trabajamos
- Informar a los afectados en el momento de la recogida de los datos de cuál es la finalidad para la que se recogen y qué mecanismos tienen a su disposición para ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)
- Garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y confidencialidad
- Cumplir las medidas de seguridad adecuadas
- Elaborar un documento de seguridad que recoja las medidas técnicas y organizativas que se adoptan para garantizar la protección


Transferencias internacionales de datos personales y Safe Harbor

Una transferencia internacional de datos es un tratamiento de datos que supone una transmisión de los mismos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo (EEE). Ateniéndonos al reglamento existente, cuando se usa un servicio de cloud computing y en él se hace un tratamiendo de datos personales, el proveedor de dicho servicio sería considerado según la LOPD como un encargado de tratamiento. Si además el servicio no está ubicado en la EEE (es decir, es una empresa de otro país), al usarlo estamos realizando una transferencia internacional. Por ejemplo, cuando utilizamos los servidores de Google para gestionar emails de personas físicas, almacenamos ficheros con datos personales en Dropbox, enviamos campañas de email usando Mailchimp...

Si realizamos transferencias internacionales de datos es necesario notificarlo a la AEPD a la hora de inscribir los ficheros, en el apartado dedicado a tal efecto en el sistema NOTA. Si además el importador de los datos (es decir, el servicio que se va a utilizar para gestonar los datos personales) no ofrece un nivel adecuado de protección, es necesario obtener la autorización de la Directora de la AEPD.

La Agencia Española de Protección de Datos establece qué países además de los del EEE ofrecen un nivel de protección adecuado, y cuáles no.

Al ser Estados Unidos el país en el que se ubican la mayor parte de las empresas tecnológicas que proveen los servicios cloud más populares, entre la UE y EE.UU. se estableció el llamado Acuerdo Safe Harbor (o de Puerto Seguro), al que podían adherirse empresas de este país para garantizar que ofrecían un nivel de protección conforme con el que exige la normativa de protección de datos personales de la UE. Sin embargo, el 6 de Octubre de 2015 este acuerdo fue derogado por el TJUE, lo que ha sembrado dudas entre las empresas que utilizan servicios "online" de compañías norteamericanas.


Si se ha anulado este acuerdo... ¿ya no se pueden usar estas aplicaciones en España?

En los últimos días han proliferado las noticias alarmistas al respecto, y como respuesta aclaratoria la AEPD ha emitido un comunicado en el que llama a la calma, informando de que no se ha prohibido su uso ni se van a iniciar procedimientos sancionadores por defecto contra las empresas. Eso sí, es necesario que cada empresa revise su situación y tome las medidas necesarias para regularizarse.


¿Cúal es mi situación respecto a la anulación de Safe Harbor?

Si trabajas con datos personales, asumimos que ya inscribiste tus ficheros de datos personales en el Registro General de Datos Personales mediante el sistema NOTA, elaboraste el documento de seguridad, informas a tus usuarios en el momento de la recogida de datos y cumples con todas las medidas de seguridad necesarias. Para determinar si la anulación del acuerdo Safe Harbor te afecta o no, debes seguir los siguientes pasos:

1. Revisa todas las aplicaciones en las que almacenas datos personales de los cuales eres responsable. Determina si son empresas pertenecientes a países del EEE (o países con un nivel adecuado de protección) o no. Para hacerlo se puede consultar el apartado "privacidad" o "condiciones" de la plataforma, y ver los datos de la empresa. Algunos ejemplos de servicios afectados por la anulación del Safe Harbor son:

- Correo electrónico (Gmail, Yahoo, Outlook.com...)
- Gestión de contactos (Google Contacts, WhatsApp…)
- Almacenamiento de ficheros (DropBox, Google Drive, Box, iCloud…)
- Herramientas de gestión (Google Calendar, CRMs y ERPs online como SalesForce, Dymanics ERP…)
- Sistemas de desarrollo cloud (Amazon Web Services, Microsoft Azure…)
- Herramientas de marketing (MailChimp, TinyLetter…)
- Plataformas web (Blogger, Etsy, Amazon, Wordpress.com...)
- Plataformas eCommerce (Shopify, Sellro...)

2. Si todos los servicios que utilizas se ubican en la UE no tienes de qué preocuparte. Pero verificalo bien por si acaso :)
3. Si usas aplicaciones de proveedores en otras ubicaciones, primero debes verificar mediante el servicio de consulta de ficheros inscritos que ofrece la AEPD si has notificado la transferencia en los ficheros de datos personales que tratas con esas aplicaciones.

- Si los servicios son de proveedores en países con un nivel adecuado de protección, únicamente debes añadir en la información de tus ficheros que existe transferencia internacional de datos.

- Si los servicios los proporcionan empresas incluidas en el Acuerdo de Safe Harbor, la suspensión del acuerdo te afecta, puesto que tras la sentencia estos servicios no ofrecen un adecuado nivel de protección. Además de notificar la transferencia internacional, debes optar por algunos de los procedimientos existentes para regularizar la situación.

- Si los servicios los ofrecen empresas que no están en países con un nivel adecuado de protección ni estaban adheridas a Safe Harbor, la ruptura del acuerdo no te afecta, pero estás en una situación irregular que debes subsanar.


Si no notificaste la tranferencia internacional al registrar los ficheros, la AEPD no tiene constancia de que estés haciendo estas transferencias (por tanto no recibirás la comunicación postal que están enviando a las empresas que usan servicios de empresas incluidas en el Acuerdo Safe Harbor y sí lo hicieron), pero igualmente debes adaptar tu situación.


Cómo regularizar la situación si se realizan transferencias internacionales de datos a países no seguros

Si se utilizan servicios que supongan una transferencia internacional de datos alojados en países que no ofrecen un nivel de protección adecuado es importante regularizar la situación antes del 29 de enero de 2016.

Existen tres alternativas para hacerlo:

1. Regularizar la situación con el proveedor:

- Notificar a la AGPD la transferencia internacional mediante el sistema NOTA.

- Firmar con la empresa que proporciona el servicio un contrato de responsabilidad de los datos que incluya las denominadas Cláusulas Contractuales Tipo, aportando además traducción jurada en caso de estar en un idioma distinto al español. Estas cláusulas indican las cuestiones exigibles para acreditar que se cumplen los requisitos de protección de datos personales que exige la UE, por lo que los proveedores del servicio se comprometen a prestar el servicio en esas condiciones.

- Solicitar autorización al Director de la AGPD para la transferencia internacional.

2. Acogerse a alguna de las excepciones del artículo 34 de la LOPD. La más accesible es la que mencionábamos antes: “Cuando el afectado haya dado su consentimiento inequívoco a la transferencia prevista”. Para eso, hay que solicitar a los usuarios de los que se traten datos personales el consentimiento expreso e inequívoco para la transferencia, indicándoles que serán tratados en un servicio que no alcanza el nivel adecuado de protección de datos según la normativa europea.

3. Dejar de usar los servicios afectados si ello no supone un trastorno para del desarrollo de la actividad, eliminando cualquier dato almacenado, y utilizar servicios equivalentes que almacenen los datos en territorio de la UE.

A día de hoy (Diciembre 2015), la situación con algunos de los proveedores más populares es la siguiente:

- Google aún no incluye en sus contratos de prestación de servicio las cláusulas contractuales tipo anteriormente indicadas, pero está trabajando en ello y recomiendan esperar.

- Los servicios de Microsoft Azure, Microsoft Office 365, Microsoft Dynamics CRM online & Microsoft Intune ya están adaptados a lo que esas cláusulas exigen.

- Dropbox no está adaptado.

- Mailchimp está adaptado, pero es necesario firmar un nuevo contrato, que incluye las clausulas tipo de la UE (puede hacerse desde el enlace indicado).

- Amazon Web Services está adaptado.

A la espera del nuevo acuerdo de la UE sobre DATOS de CARÁCTER PERSONAL

Se requerirá autorización paterna para que menores de 13 años o de 16, según el Estado miembro, accedan a las redes sociales.

Bruselas cambia las normas de juego en la protección de datos. Los atentados de París desbloquean una ley atascada desde hace cuatro años.

De un mal como fueron los atentados de París del pasado 13 de noviembre han salido algunos bienes, entre otros el desbloqueo de varios paquetes legislativos relacionados con la seguridad y la protección de datos personales. Este jueves 17 de diciembre la Comisión de Libertades del Parlamento Europeo ha aprobado el acuerdo al que han llegado las tres principales instituciones europeas para desbloquear un texto que llevaba cuatro años en danza. Representantes de la Comisión, el Consejo y el propio parlamento habían llegado a un acuerdo en la última fase legislativa, el llamado «triálogo» del que aún no se conocen todos los detalles pero que viene a reformar una legislación que data de los años 90, cuando internet no era más que un balbuceante proyecto.

El eurodiputado del Grupo de los Verdes Jan Philipp Albrecht, que ha liderado la negociación por parte del Parlamento, considera que con esta reforma «se devuelve el control de los datos personales a los ciudadanos y las compañías ya no estarán autorizadas a divulgar las informaciones que han obtenido sin el consentimiento expreso de los afectados». La norma deberá ser transpuesta a la legislación de los 28 estados miembros, con lo que al final del proceso podrían aparecer matices diferentes, si bien lo crucial es que la negociación se ha desbloqueado. Algunas de las medidas que se han aprobado hoy son:


Acceso a redes sociales

Regula el uso por los menores de 16 años

Los diputados deben votar si los menores de 16 años tienen acceso libre a redes sociales como Facebook, Snapchat, Tuenti e Instagram y en qué circunstancias. El texto propone que desde su entrada en vigor se requerirá la autorización expresa de los padres para el uso de redes sociales por parte de sus hijos, si son niños y adolescentes. Cada país definirá la edad para la cual ese requisito se aplica. Unos países fijan ese listón en 13 años y otros en 16 años. La propuesta inicial de la Comisión Europea de elevarla por encima de esta edad, no prosperó en primera instancia, de modo que no tendrá recorrido en el reglamento de protección de datos que se vote hoy. Si se aprueba la medida prohibitiva, el Pleno de la Eurocámara lo revalidará a principios del próximo año. Y a partir de ese momento los Estados miembros, como España, tendrían dos años para adaptar su legislación a la nueva directiva comunitaria.


Multa por violar la privacidad

Hasta el 4% del ingreso de la empresa

Lo primero que fija el texto son sanciones. Las multas por violar las reglas de esta norma de protección de datos pueden llegar hasta el 4 por ciento de la cifra de negocios (o ingresos) de la compañía que sea condenada por vulnerar la norma. En el caso de las grandes compañías, como Google, eso puede llegar a cifras astronómicas.


Responsabilidad empresarial

Afecta a todas las que usen datos de terceros

La responsabilidad se amplía a todas las compañías que usan datos de terceras personas, lo que implica que afecta también a los modelos de negocio basados en la nube.


Derecho al olvido

El usuario pedirá borrar su rastro digital

Se clarifica el llamado «derecho al olvido» que ya había sido establecido en una legislación diferente y que se convierte en un derecho al que cualquier persona puede acogerse. Los medios de comunicación pueden estar exentos de esta obligación en determinadas circunstancias. La formulación de la ley establece que todo el mundo puede pedir que se borren sus datos «siempre que no haya bases legítimas para retenerlos».


Transferencia de datos

Entre compañías

Se establece la capacidad absoluta de trasladar sus datos de una compañía a otra. Todos los contactos personales que Google acumula en la cuenta de cada usuario deberán poder ser traspasados a otra compañía que pueda ofrecer un servicio similar.


Comunicación al Estado

Se informará de cualquier violación

Las empresas deben comunicar a las autoridades nacionales competentes «lo antes posible» cualquier violación de las reglas sobre protección de datos.


Cambios en las plantillas

Cada empresa nombrará un responsable

La directiva propone también cierta renovación en las plantillas de las entidades empresariales, ya que cada una de ella que trabaje con datos de los usuarios debe nombrar a un responsable específico de protección de datos dentro de sus organigramas.


Trámites preceptivos

Entrada en vigor de una ley atascada

La legislación se ha tramitado a través del procedimiento de codecisión, en el que intervienen las tres instituciones. La Comisión lanzó la iniciativa, que en este caso se hizo en tiempos del segundo equipo de José Manuyel Barroso. La entonces comisaria de la Sociedad de la Información, la luxemburguesa Viviane Reding, es ahora eurodiputada y ha sido de las primeras en felicitarse por haber alcanzado el acuerdo. La propuesta debe ser aprobada tanto por los países en el seno del Consejo y por el Parlamento europeo. Si no están de acuerdo se establece una negociación, que es donde estaba el trámite después de cuatro años. Una vez apactado, se ratifica primero por el propio Consejo, que lo puede hacer a través de los embajadores permanentes en un trámite administrativo. El Parlamento lo ha de votar en sesión plenaria. Los grupos quieren hacerlo coincidir, a primeros de 2016, con la votación sobre el registro de pasajeros, para cerrar el círculo de esta batalla.


El reto de la privacidad

Tras años de espera, el Reglamento Europeo de Protección de Datos está a punto de ver la luz. Esta es una buena noticia para todos, ya que va a otorgar un marco homogéneo de seguridad jurídica en todo el continente inexistente hasta el momento.

Los principales beneficiados de esta nueva normativa son los ciudadanos europeos puesto que se definen nuevos derechos que se unen a los ya existentes, como son el derecho a la portabilidad de datos –permitirá migrar información de perfiles entre redes sociales o servicios de unternet–, el derecho de supresión –conocido como derecho al olvido–, ya reconocido por el TJUE pero que encuentra así acomodo legislativo, o la mayor protección a los menores –será potestad de cada estado la edad límite entre 13 y 16 años–, al exigir la autorización de padres o tutores para poder utilizar servicios telemáticos, debiendo las empresas establecer mecanismos técnicos para verificación de la edad real de cada usuario.

Esto, por el contrario, redunda en un mayor control y exigencias técnicas y de seguridad, sobre todo de las grandes empresas. Si bien para ellas tener un marco normativo común europeo es una ventaja a la hora de prestar servicios por igual en todo el continente, se introducen medidas adicionales a las que ya venían siendo obligadas como, por ejemplo, la evaluación del impacto en aquellos tratamientos que puedan ser de alto riesgo así como un deber de consulta previa a las agencias, de cara a implementar las medidas adecuadas en cada caso. Se impone, por tanto, la privacidad a medida –privacy by design–, es decir, tener en cuenta el impacto en la privacidad de los usuarios desde el primer momento en que se desarrolla el servicio, de cara a ofrecer siempre garantías de protección de los derechos de los usuarios. Por no hablar de que se amplía el rango sancionador, pudiendo llegar hasta el 4% del volumen de negocio anual de la compañía.

En este periodo transitorio hasta 2018 toca ir adecuando procedimientos y medidas de seguridad, no solo para cumplir con la normativa y no ser sancionado sino para que la privacidad sea un valor diferencial en el servicio a unos usuarios que cada vez demandan mayor seriedad en este ámbito.